会议及展览（lǎn）的（de）预算不是一个概念。通常而言，会议预算包括以下几个（gè）方面：

1、交通（tōng）费用 
(1)、出发地至会务地（dì）的交通（tōng）费用（yòng）——包括（kuò）航班、铁路（lù）、公（gōng）路、客轮，以（yǐ）及（jí）目的地车站、机场、码（mǎ）头至住（zhù）宿地（dì）的交通
(2)、会议期（qī）间交通费用（yòng）——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通（tōng）、会所到商务交际（jì）场地的（de）交通、商务考察交通（tōng）以（yǐ）及其他与会人员可能使用的（de）预（yù）定交（jiāo）通（tōng）。
(3)、欢送（sòng）交通（tōng）及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

2、会议室/厅费用
(1)、会议场地租（zū）金：通常而言，场地的租赁已（yǐ）经包（bāo）含某（mǒu）些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅（yǐ）、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一（yī）些非常规设施并不涵盖（gài）在内（nèi）——比如投影（yǐng）设备、临时性的装饰物、展架等。
(2)、会议设施租（zū）赁（lìn）费用：此部（bù）分（fèn）费（fèi）用主要（yào）是租赁（lìn）一些特殊设（shè）备，如投影仪（yí）、笔记本电脑（nǎo）、移动（dòng）式同声翻译系统（tǒng）、会场展示（shì）系统、多媒体（tǐ）系统、摄录设备等（děng），租赁时通常需（xū）要（yào）支付一定的使用保证金（jīn），租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类（lèi）功效参数作出具体要（yào）求（可（kě）向会议（yì）服（fú）务公司（sī）咨询，以获得（dé）最适宜（yí）的性价比（bǐ）），否（fǒu）则可能影响会议的（de）进（jìn）行。另（lìng）外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧（jiù）不同，租（zū）赁的价格可能相差很大。
(3)、会场布置费用（yòng）：如果（guǒ）不是特殊要求，通常而（ér）言此（cǐ）部（bù）分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊（shū）要求，可以（yǐ）与专业的会议服务商协商。
(4)、其他支持费用：这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、媒介（jiè）等。基于这些支持均为临时（shí）性质，如会议（yì）主办方分别（bié）寻找这些行业支持的（de）话，其成本费用（yòng）可能比市场行（háng）价要高，如果（guǒ）让（ràng）专业会议（yì）服务（wù）商（shāng）代理，将获（huò）得（dé）价格相（xiàng）对比较低廉且服务专业的支持。对于这些单项服务支持（chí），主办方应尽可能细化各（gè）项要求，并单独签订（dìng）服务协议。

3、住宿费用
住宿的费用应该非常好（hǎo）理解——值（zhí）得（dé）注（zhù）意的只是住宿（xiǔ）费里面有些价格是（shì）完全（quán）价格，而（ér）有点是需（xū）要另外加收（shōu）政府税金的。对于会议而（ér）言，住宿费可能是主要的开支之一。找（zhǎo）专业的（de）会展服务商通常能获得（dé）较好的折扣。正常（cháng）的住宿费（fèi）除与酒（jiǔ）店星级标准（zhǔn）、房型（xíng）等因（yīn）素有关外，还与客房内开（kāi）放的服务项目（mù）有关（guān）——譬如客房（fáng）内的（de）长途通讯（xùn）、洗换、迷你吧酒水、一次性（xìng）换洗衣物（wù）、互（hù）联网（wǎng）、水果提供等（děng）服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店（diàn）应当关（guān）闭或者（zhě）开放的服务项（xiàng）目及范围。

4、餐饮费用
(1)、早餐（cān）通常是自助餐，也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算（但考虑到（dào）会议就（jiù）餐的特殊性，所以预计就餐人（rén）数不（bú）得（dé）与实际（jì）就餐人（rén）数相差到（dào）15％，否则餐馆有（yǒu）理由拒绝按实际就餐人数（shù）结（jié）算（suàn）——而改为按预定人数收取费用）
(2)、中餐及午餐（cān）基本属（shǔ）于正餐，可以采取人（rén）数预算——自助（zhù）餐形式，按桌预算（suàn）——围（wéi）桌式形式。如果主办方（fāng）希（xī）望酒水消费（fèi）自行（háng）采购而非（fēi）由餐馆提供，餐馆可（kě）能会收取（qǔ）一定数（shù）量的服务费用。
(3)、如果在高星级酒店餐（cān）厅就餐，餐（cān）厅是（shì）谢绝主办方自行外带酒水消费的，如（rú）果可以外带酒水消（xiāo）费，餐（cān）厅通（tōng）常需（xū）要加收服务费。在高星（xīng）级酒店举办会议宴（yàn）会，通常在基本（běn）消费水准的基（jī）础上加收15％左右（yòu）的服务费。
(4)、此项（xiàng）费用基本上是按（àn）人数预算的，预算时（shí）可提出不同时段茶歇的（de）食物、饮料组（zǔ）合。承办者告知的茶（chá）歇价格通（tōng）常包含（hán）服务人员（yuán）费用。通常情况下（xià），茶（chá）歇（xiē）的种类可分为西式与中（zhōng）式两种——西式基本上以咖啡（fēi）、红茶、西式点心、水果等为主，中（zhōng）式则以开水、绿茶或者花茶、果（guǒ）茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
(5)、联谊酒会/舞会的预算可能（néng）比单独（dú）的宴会复杂（zá），宴会只要（yào）设定好餐标与（yǔ）规模，预算很容易计算。但酒（jiǔ）会/舞会的预算设（shè）计（jì）到场地与节目（mù）支持，其预算（suàn）可能需要（yào）比（bǐ）较长的时间确认。

5、视听设备
除（chú）非（fēi）在室外进行，否则视听设（shè）备的费用（yòng）通常可以忽略。如不得不（bú）在室外进行，视听设备（bèi）的预算就比较复（fù）杂，包括：
设备本（běn）身的租赁费用，通（tōng）常按天计算
设备的运输、安（ān）装调试及控制技术人员支持费用，可让会（huì）展服务商代理
音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选（xuǎn）择，主办者（zhě）可自带，也可（kě）委托代理

6、杂费
杂费是指会展（zhǎn）过程中一些临时（shí）性安排产生（shēng）的费用，包括打（dǎ）印、临时运输及装（zhuāng）卸、纪念品、模（mó）特与礼仪服务、临时（shí）道具、传真及其他通讯、快递（dì）服务、临时保健、翻译（yì）与（yǔ）向导、临时商务（wù）用车、汇兑等等（děng）。杂费的预算很难计划（huá），通常（cháng）可以在会务（wù）费（fèi）用预算中增列不可预见费用作（zuò）为机动处理。