合同里需要写（xiě）明与会议相关（guān）的（de）各（gè）种（zhǒng）事项，分清权利（lì）和义务，从而当出现争议时，法庭将按合（hé）同中双方意见一致的条款，按有（yǒu）利的方式（shì）保护利（lì）益受损方。

本公司据以（yǐ）往经验，现将一般会议合同（tóng）的内容公布如下（具体（tǐ）合同（tóng）双方另议）：

1、房间数目和（hé）房间价格：列明（míng）每（měi）晚所需房间数和房间（jiān）价格；
2、免费房间（jiān）：注（zhù）明会议（yì）组织（zhī）人员每（měi）晚可（kě）免（miǎn）费使用的房间数；
3、工作间及房价：除免费房间（jiān）外，会议工作人员还可享（xiǎng）受（shòu）优惠价格的（de）房间；
4、套（tào）房、贵宾房：本条款需列明具体的房间要求；
5、房间位置：应列明各个所（suǒ）订（dìng）房（fáng）间的具体（tǐ）方位和房间档次；
6、平均房价：是根据各（gè）种类型房间占相同百分（fèn）比计算出来的一个调整（zhěng）后的平均（jun1）价，适用于各类房（fáng）间；
7、无（wú）转移条款：即会议举行期间（jiān）如遇酒店所订房间超出实际接待能力时，不得使会议人（rén）员转移其他酒（jiǔ）店；
8、入（rù）住及（jí）退房登记：登记（jì）情况视（shì）酒店规定而定；
9、提前入住和推迟退房: 如果在该问题上的需求（qiú）与酒店规（guī）定有所偏差，则一（yī）定要在合同中注明；
10、预定取消日期：一般规定（dìng）为预定者（zhě）在计划使用（yòng）日期之（zhī）前（qián）30天，这一条双方可以再协商；
11、会议场所要求：如（rú）果会议规模可能出现（xiàn）调整，最好在合（hé）同中确定一（yī）个（gè）调整（zhěng）时间；
12、会议场租：可（kě）以（yǐ）是一个固定价格也可以根据所订客房情况协（xié）商；
13、24小（xiǎo）时租用：如（rú）果是按24小时租用酒店会议（yì）室，那么即使24小时之内（nèi）不用会议室，酒店也不得使用；
14、会场变动：合同中注明（míng）预定的会（huì）议室，没酒（jiǔ）店的事先通知和（hé）会议方的（de）书面同（tóng）意，已订（dìng）好的会场（chǎng）不能再有（yǒu）变（biàn）动；
15、房间定金（jīn）：合同中必须注明（míng）预（yù）付（fù）定金（jīn）的具体时间，合同（tóng）中（zhōng）应要求酒店在定金（jīn）预（yù）付日期到来时进行提醒；
16、结（jié）账（zhàng）：谁来负责会议（yì）方结账事宜，谁有权在账（zhàng）单（dān）上签字，有哪些具体事项，这些问题必须在合同（tóng）中说明；
17、餐（cān）饮消耗：此（cǐ）条款规定对于因活动取消或与会人数不足而引（yǐn）起的餐饮活动减少，会议方应给予（yǔ）酒店一定补偿（cháng）；
18、仲裁条款（kuǎn）：如合同中（zhōng）有仲裁解决争议（yì）的条款，在签（qiān）订合同前，要先决定会议方（fāng）是（shì）倾向使用仲裁手段还是反对；
19、视听设备租（zū）用：明确视听（tīng）设（shè）备的种类、品（pǐn）牌、数量、租用时间、费用；
20、会议物（wù）资（zī）运抵酒店：在会（huì）议（yì）前，会议所用（yòng）的物资要（yào）运到酒店库房，在（zài）合同中应注明库房工作时间和酒店政策；
21、电话（huà）附加费：尽量与酒店协商，免付电话使用附加费（fèi）。协（xié）商文件应包括在合同中；
22、展（zhǎn）品的处（chù）理：展品运进（jìn）、运出酒店（diàn）时间的规定对费用开（kāi）支有很大影响（xiǎng），双方应进（jìn）行协商和（hé）讨论；
23、最低餐饮（yǐn）消费：有些酒店的（de）合同上有最低消费这（zhè）一条款（kuǎn），规定客人的用餐（cān）花（huā）费必须达到某一最低金额；
24、安全（quán）、防火（huǒ）规定：酒店符合安（ān）全和防火（huǒ）的（de）有关（guān）规定；
25、残疾人保障：合同中特别列明酒店内设施和政策与有关残疾人保障法是相符（fú）的；
26、合同的终止：如（rú）遇第三者（zhě）原因，不（bú）可（kě）抗力或特殊事件的发生，则允许一方提出终止合同而不受违约罚款；
27、免责：双方（fāng）应同意（yì），对于一些疏忽事件和其他一（yī）些不影响会（huì）议进行和偶然（rán）突发（fā）事件对方不负责任（rèn）；
28、订房（fáng）确认报告：如果不写入合同中，那么也要在合（hé）同中加入订（dìng）房（fáng）确认报告这一条款；

备注（zhù）：保存一份（fèn）书面合同；将所有的回复传真或（huò）信（xìn）函作为书（shū）面承诺归（guī）档（dàng）保存。